Excel & VBA mit Bernd Held

Wie alt ist Excel eigentlich?


Als Excel noch Disketten brauchte, war ich im Grunde schon dabei.

Excel wurde 1985 erstmals veröffentlicht.
Das bedeutet: Excel ist über 40 Jahre alt.
Und trotzdem unterschätzen viele, wie stark sich das Tool entwickelt hat.


Hier eine kleine Zeitreise durch die wichtigsten Meilensteine 👇
1985 – Excel 1.0 (Mac)
• Erste Version für den Macintosh
• Grafische Benutzeroberfläche
• Mausbedienung statt Kommandozeile
Damals eine echte Revolution gegenüber Lotus 1-2-3.


1993 – Excel 5.0: VBA kommt
• Einführung von Visual Basic for Applications (VBA)
• Automatisierung wird möglich
• UserForms, Ereignisse, professionelle Lösungen
Hier beginnt Excel vom Tabellenprogramm zur Entwicklungsplattform zu werden.


2007 – Das Ribbon & neue Dateiformate
• Einführung der Ribbon-Oberfläche
• Neues Dateiformat (.xlsx)
• 1.048.576 Zeilen statt 65.536


2010–2016 – Power-Ära
• Power Pivot
• Power Query
• Datenmodell
• DAX
Excel wird BI-Werkzeug.
Viele Unternehmen bauen Controlling-Systeme direkt in Excel.


2019–heute – Dynamische Arrays & Cloud
• FILTER
• SEQUENZ
• LET
• XVERWEIS
• Office Scripts
• Excel im Browser
Excel wird:
✔ kollaborativ
✔ cloudfähig
✔ noch stärker automatisierbar
Excel ist kein „altes Tabellenprogramm“ mehr.


Zusammenfassung:
Es ist ein System, das sich seit 40 Jahren kontinuierlich weiterentwickelt:
• vom Rechenblatt
• zur Automatisierungsplattform
• zum BI-Werkzeug
• zur Cloud-Lösung

Und das Entscheidende:
Nicht Excel ist alt.
Nur der Umgang damit kann es sein.


Welche Excel-Version hat Deine Arbeitsweise am stärksten verändert?

1 day ago | [YT] | 2

Excel & VBA mit Bernd Held

Krisensitzung wegen ein paar Makros


Das ist schon ein paar Jahre her.


Ich wurde in ein Unternehmen gerufen, um im Controlling ein paar Makros für ein Reporting zu schreiben. Nichts Weltbewegendes. Ein bisschen Automatisierung. Ein paar Stunden Arbeit.


Ich kam an, wollte direkt loslegen – da stürmt mein Auftragsgeber herein.
„Wir haben ein Problem.“
Die IT hat Wind davon bekommen, dass ein Externer im Haus ist, um Makros zu programmieren.


Sofort wurde eine „Krisensitzung“ einberufen.


Der Abteilungsleiter bat mich, mitzukommen – zur Unterstützung.
Ich saß also plötzlich in einer Besprechung mit einer sichtbar irritierten IT-Abteilung.

Tenor:
Wie könne das Controlling einen Externen beauftragen, ohne die IT einzubinden?

Das Spannende:
Das Controlling hatte zuvor monatelang versucht, genau diese Automatisierung intern zu bekommen.
Antwort der IT – damals wie in der Sitzung:
„Uns fehlen die Kapazitäten.“


Irgendwann wurde ich gefragt, was ich dazu sagen wolle.


Meine Antwort war recht nüchtern, was sollte ich auch sagen:
„Ich bin vom Controlling beauftragt, ein paar Makros zu schreiben. In vier Stunden bin ich wieder weg – und das Reporting läuft.“


Kurze Diskussion.
Am Ende durfte ich arbeiten.
Vier Stunden später war das Thema erledigt.
Das Controlling war zufrieden.
Die Automatisierung lief.


Was mir damals klar wurde:
Es geht selten um Makros. Und auch nicht um Excel. Es geht um Zuständigkeiten, Tempo und Prioritäten. Fachabteilungen wollen Lösungen. IT-Abteilungen müssen Stabilität sichern.


Beides ist legitim.


Aber wenn Kapazitätsargumente dauerhaft Innovation verhindern, entsteht Reibung.

Heute sehe ich das differenzierter.

Die IT hat gute Gründe für Standards und Governance.
DAs Controlling hat gute Gründe für Geschwindigkeit.


Die Kunst liegt nicht im Tool. Sondern im Zusammenspiel.


Mich würde interessieren:
Habt ihr ähnliche Situationen erlebt – Fachbereich vs. IT?

3 days ago | [YT] | 6

Excel & VBA mit Bernd Held

Excel ist nicht langsam. Es wird nur falsch benutzt


Immer wieder höre ich:
„Excel ist zu langsam.“
„Mit großen Datenmengen geht das nicht.“
„Das muss ins System.“


Meine Erfahrung aus hunderten Projekten:
In 8 von 10 Fällen ist nicht Excel das Problem – sondern die Art, wie damit gearbeitet wird.


Was Excel wirklich langsam macht
Nicht die Datei.
Nicht die Größe.
Sondern:
• 20.000 Zellzugriffe in einer Schleife
• .Select und .Activate in jeder zweiten Zeile
• Formelwüsten statt sauberer Logik
• Copy & Paste statt strukturierter Verarbeitung
• Bildschirmaktualisierung dauerhaft aktiv
• Keine Trennung zwischen Berechnung und Anzeige

Das ist, als würde man mit angezogener Handbremse fahren —
und sich dann beschweren, dass das Auto nicht schnell ist.


Excel kann sehr wohl schnell sein
Wer mit Arrays arbeitet, merkt den Unterschied sofort.


Anstatt:
-->Jede Zelle einzeln schreiben.
Besser:
--> Daten blockweise in ein Array laden → im Speicher verarbeiten → in einem Schritt zurückschreiben.


Ergebnis:
Plötzlich ist der Code nicht 10 % schneller.
Sondern nicht selten 100x schneller.
Und das mit Bordmitteln.


Ich habe zu diesem Thema ein 8 Minütiges Video gemacht, was die Grundtechnik der Nutzung von Arrays erklärt:
https://youtu.be/OL4ETmdY2fU

5 days ago | [YT] | 1

Excel & VBA mit Bernd Held

Wie wird ZUGFeRD eigentlich in ein PDF integriert?


In vielen Gesprächen höre ich noch immer:
„Wir erzeugen ein PDF aus Excel – das ist doch dann ZUGFeRD.“
Nein.


Ein normales PDF ist keine ZUGFeRD-Rechnung.
Der entscheidende Punkt liegt im Inneren der Datei.


ZUGFeRD ist kein reines Dokumentenformat.
Es ist eine Kombination aus:
1. einem visuellen PDF (für Menschen)
2. einer strukturierten XML-Datei (für Maschinen)
Beides wird in einer einzigen Datei zusammengeführt.


Das PDF ist also nur die sichtbare Oberfläche.
Die eigentliche „E-Rechnung“ ist der maschinenlesbare XML-Datensatz nach EN 16931.


Wie wird diese XML in das PDF eingebettet?
Technisch passiert Folgendes:
• Zunächst wird die Rechnung als strukturierter XML-Datensatz erzeugt.
• Dieser Datensatz enthält alle Pflichtfelder (Rechnungsnummer, Datum, Beträge, Steuersätze usw.).
• Anschließend wird die XML-Datei als eingebettete Datei (Embedded File Stream) in das PDF integriert.
• Zusätzlich werden Metadaten im PDF gesetzt, damit das Dokument als ZUGFeRD-Datei erkennbar ist.
• Das gesamte Dokument wird im PDF/A-3-Standard gespeichert.
Erst dadurch entsteht eine valide ZUGFeRD-Rechnung. Ohne eingebettete XML-Datei ist es lediglich ein PDF.
Warum das früher mit Excel nicht möglich war
Excel kann seit jeher PDFs exportieren.

Aber:
• Excel erzeugt kein strukturiertes EN16931-XML.
• Excel integriert keine XML-Daten normgerecht in ein PDF/A-3-Dokument.
• Excel setzt keine ZUGFeRD-spezifischen Metadaten.
Das bedeutet:
Ohne zusätzliche Systemlogik kann Excel bislang keine echte ZUGFeRD-Datei erzeugen.


Was sich technisch geändert hat
Mit einer entsprechenden Zusatz-Engine lässt sich Excel heute als Frontend nutzen.
Der Ablauf sieht dann so aus:
1. Die Rechnungsdaten werden strukturiert in Excel erfasst.
2. Die Engine validiert Pflichtfelder und Steuerlogik.
3. Daraus wird eine normkonforme XML-Datei erzeugt.
4. Das visuelle PDF wird generiert.
5. Die XML wird standardkonform in das PDF/A-3 eingebettet.
6. Metadaten und Kennzeichnungen werden automatisch gesetzt.
Erst dieser Prozess erzeugt eine vollständig ZUGFeRD-konforme Datei.


Excel bleibt dabei Eingabe- und Steueroberfläche.
Die gesetzeskonforme Erzeugung übernimmt die Engine im Hintergrund.


Warum diese Trennung wichtig ist
Viele Lösungen scheitern daran, dass Datenerfassung und Compliance-Logik vermischt werden.
Ein Frontend darf flexibel sein. Die Normumsetzung darf es nicht.
Durch die klare Trennung:
• bleibt der gewohnte Excel-Workflow erhalten
• wird die gesetzliche Norm im Hintergrund technisch umgesetzt
• entsteht ein reproduzierbarer und prüfbarer Prozess


ZUGFeRD ist kein „Export-Feature“. Es ist ein strukturierter Erzeugungsprozess.

1 week ago | [YT] | 4

Excel & VBA mit Bernd Held

E-Rechnung: Gesetzeskonform heißt mehr als „PDF verschicken“


Seit Einführung der E-Rechnungspflicht wird vieles durcheinandergeworfen.
Ein PDF aus Excel ist keine E-Rechnung.
Auch ein „schön gestaltetes Dokument“ ist keine E-Rechnung.
Gesetzeskonform bedeutet:
• strukturiertes Datenformat (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD)
• maschinenlesbare XML-Struktur
• vollständige Pflichtfelder nach Norm
• unveränderbare Datenbasis
• Nachvollziehbarkeit des Erstellungsprozesses

Die eigentliche Rechnung ist nicht das PDF.
Sie ist der strukturierte Datensatz im Hintergrund.
Wo viele Lösungen scheitern
In der Praxis sehe ich drei typische Fehler:
1. PDF wird mit „E-Rechnung“ verwechselt
2. XML wird erzeugt, aber nicht validiert
3. Prozesse bleiben manuell und nicht reproduzierbar
Gesetzeskonformität entsteht nicht durch einen Export-Button.
Sie entsteht durch saubere Prozesslogik.


Warum Excel trotzdem eine Rolle spielen kann
Excel ist kein E-Rechnungssystem.
Aber Excel ist häufig das operative Frontend in Unternehmen.
Und genau hier liegt die Chance:
Wenn Excel nicht die Rechnung selbst erzeugt, sondern als strukturierte Datenerfassungs- und Steueroberfläche dient, kann es Teil eines vollständig gesetzeskonformen Prozesses sein.


Entscheidend ist:
• Klare Datenfelder
• Validierte Eingaben
• Kontrollierte Übergabe
• Automatische Übergabe an eine Engine, die XML normgerecht erzeugt

Das Frontend ist nur die Oberfläche.
Die Compliance entsteht in der Systemarchitektur dahinter.


Unsere Excel-Frontend-Lösung trennt bewusst:

• Datenerfassung (Excel)
• Struktur- und Pflichtfeldprüfung
• Übergabe an eine E-Rechnungs-Engine
• Normkonforme XML-Erstellung
• Dokumentation des Erstellungsprozesses

Excel dient als kontrollierte Eingabeschicht – nicht als Rechnungsgenerator.
Damit bleibt der gewohnte Workflow erhalten,
während die eigentliche E-Rechnung normgerecht im Hintergrund erzeugt wird.

1 week ago | [YT] | 4

Excel & VBA mit Bernd Held

Excel kann das. Wenn man es richtig macht.


Immer wieder lese ich:
„Excel ist veraltet.“
„Excel skaliert nicht.“
„Excel ist das Problem.“


Meine Erfahrung aus der Praxis sieht anders aus.
Im Short (unten verlinkt) zeige ich einen Excel-Konfigurator, der genau das tut, was viele angeblich nur mit Spezialsoftware lösen können:
• strukturierte Auswahl
• klare Logik
• saubere Ergebnisse
• einfache Bedienung

Nicht als Spielerei.
Sondern als Arbeitswerkzeug.
Der eigentliche Engpass ist selten Excel.
Es ist meist:
• fehlende Struktur
• fehlendes Know-how
• oder der Versuch, Excel für etwas einzusetzen, wofür es nie gedacht war

Richtig eingesetzt ist Excel:
✔ schnell
✔ transparent
✔ wartbar
✔ und erstaunlich langlebig

Ich habe Anwendungen gesehen, die 10–15 Jahre produktiv laufen – ohne Cloud-Abo, ohne Release-Zirkus, ohne Tool-Hopping.


Excel ist kein Allheilmittel.
Aber es ist auch ganz sicher nicht der Buhmann, als der es gerade so gern dargestellt wird.

👉 Entscheidend ist nicht das Tool.
👉 Entscheidend ist, wie man es baut.

Was ist deine Erfahrung:
Excel-Problem – oder Struktur-Problem?


Link zum Video:
www.linkedin.com/posts/bernd-held-95989b2a2_excel-…

1 week ago (edited) | [YT] | 2

Excel & VBA mit Bernd Held

Berichtswesen dauert zu lang


Vor einigen Jahren wurde ich von einem Düsseldorfer Unternehmen für eine dreitägige VBA-Schulung gebucht.


Die ersten beiden Tage waren klassisch:
Einführung in Excel-Automatisierung, saubere Datenstrukturen, grundlegende Makrologik.


Am dritten Tag habe ich angeboten, das bestehende Reporting gemeinsam zu automatisieren.
Und da wurde es spannend.
Bis dahin lief das Reporting komplett manuell:
• zahlreiche Dateien öffnen
• Daten zusammenkopieren
• Formeln anpassen
• Plausibilisieren
• kontrollieren
Der monatliche Aufwand: vier volle Arbeitstage.
Kurz zuvor hatte der Abteilungsleiter allerdings eine neue Vorgabe aus der Konzernzentrale bekommen:
👉 Das Reporting soll künftig in zwei Tagen fertig sein.


Mehr Druck. Gleiche Werkzeuge. Gleiche Prozesse.


Im Rahmen der Schulung haben wir das Reporting dann Schritt für Schritt automatisiert. Am Ende dauerte der komplette Lauf — inklusive Datenübernahme und Berechnungen — weniger als 30 Minuten.

Und plötzlich war Zeit da:
• für die Analyse von Abweichungen
• für die inhaltliche Kommentierung
• für eine saubere Präsentation der Ergebnisse
Genau das ist für mich Kernarbeit im Controlling.

Nicht Copy & Paste.
Nicht Formelmonster.
Nicht „wer hat welche Zelle überschrieben“.

Sondern:
👉 Abweichungen erkennen
👉 Ursachen verstehen
👉 Zahlen erklären

Excel war hier nicht das Problem.
Excel war der Enabler, um Controlling wieder zu dem zu machen, was es sein sollte.

1 week ago | [YT] | 6

Excel & VBA mit Bernd Held

Vor über 30 Jahren habe ich mir als junger Mensch einen Kaffeeautomaten gekauft:
eine Saeco Magic.
Damals hatte ich keine Ahnung, dass ich diese Maschine heute noch jeden einzelnen Tag benutzen würde.
Einmal in all den Jahren wurden Dichtungen getauscht, regelmäßig entkalkt – das war’s. Sie läuft. Einfach. Zuverlässig.


Auf diese Geschichte bin ich gekommen, weil jemand unter einen meiner Artikel kommentiert hat:
„Excel kann ja nicht mal Kaffee kochen.“
Stimmt.

Aber Excel erinnert mich stark an diesen Kaffeeautomaten.
Ein Werkzeug, das man versteht.
Das wartbar ist.
Das nicht ständig „neu erfunden“ werden muss.
Und das so lange funktioniert, wie man es sinnvoll einsetzt.
Vor einigen Jahren schlug meine Frau vor, für den privaten Bereich eine zweite Kaffeemaschine anzuschaffen.


Was soll ich sagen:
Wir sind inzwischen beim dritten neuen Vollautomaten. Unterschiedliche Hersteller. Unterschiedliche Versprechen. Gleiche Realität.
Nach ein, zwei Jahren fangen die Probleme an.
Reparatur lohnt sich nicht.
Ersatzteile gibt es kaum.
„Kaufen Sie doch einfach das neue Modell.“

Und irgendwann stellt man sich die Frage:
Ist das Fortschritt – oder einfach ein Geschäftsmodell?


Genau diese Frage stelle ich mir auch, wenn ich das laute Marktschreien nach Excel-Ersatz, Excel-Bashing und immer neuen Plattformen und ERP-Systemen höre.
Was passiert eigentlich, wenn ich nach zwei oder drei Jahren feststelle:
• Das System passt doch nicht zu meinen Prozessen
• Anpassungen sind teuer oder gar nicht möglich
• Wissen ist im System, aber nicht mehr bei den Menschen
Kaufe ich dann das nächste?
Und dann noch eins?

Excel ist kein Allheilmittel.
Und Excel ersetzt keine Prozesse.
Aber Excel ist – wie mein alter Kaffeeautomat – ein Werkzeug, das dauerhaft nutzbar bleibt, wenn man es versteht, pflegt und sinnvoll einsetzt.
Vielleicht geht es bei Digitalisierung gar nicht immer darum, das Neuste zu kaufen.
Sondern darum, Werkzeuge zu nutzen, die reparierbar, verständlich und langfristig tragfähig sind.


Kaffee kochen kann Excel nicht.
Aber nachhaltiger als manch „moderne Lösung“ ist es allemal.

1 week ago | [YT] | 5

Excel & VBA mit Bernd Held

Excel scheitert nicht – Prozesse schon.


Excel steht erstaunlich oft am Pranger.
„Excel ist schuld“, heißt es dann. Zu langsam, zu fehleranfällig, nicht skalierbar, Ursache für Chaos und Dubletten.


In der Praxis zeigt sich aber immer wieder:
Excel scheitert selten. Prozesse scheitern.


Excel ist zunächst einmal nur ein Werkzeug.
Es rechnet, prüft, sortiert, vergleicht und stellt dar – exakt so, wie man es ihm vorgibt. Wenn Ergebnisse falsch sind, dann liegt das meist nicht daran, dass Excel etwas „nicht kann“, sondern daran, dass vorher nicht sauber gedacht wurde.
Ein klassisches Beispiel aus der Praxis sind Dubletten.


Oft wird behauptet, Excel könne doppelte Datensätze nicht verhindern. Dabei bietet Excel seit Jahren genau dafür Funktionen: Datenüberprüfung, eindeutige Schlüssel, Dublettenprüfung, Power Query, sogar Echtzeit-Validierungen bei der Eingabe. Wenn trotzdem doppelte Kunden oder Aufträge entstehen, liegt das selten am Tool – sondern daran, dass mehrere Personen Daten ohne klare Regeln erfassen, Zuständigkeiten nicht definiert sind oder jede Abteilung ihre eigene Liste pflegt.


Excel macht dieses Problem sichtbar.
Andere Systeme verstecken es oft nur besser.


Ein weiteres Beispiel sind sogenannte „Schattensysteme“.
Excel-Dateien entstehen häufig dort, wo ein bestehender Prozess unklar ist oder ein System eine fachliche Fragestellung nicht sauber abbildet. Dann wird nicht aus Bequemlichkeit zu Excel gegriffen, sondern aus Notwendigkeit: weil man dort schnell rechnen, simulieren, priorisieren und erklären kann.


Problematisch wird es erst, wenn Excel nicht als Analyse- oder Entscheidungswerkzeug genutzt wird, sondern als dauerhafte Ablage ohne Struktur.
Wenn Rohdaten, Logik und Auswertung in einem Arbeitsblatt vermischt sind.
Wenn es keine Versionierung gibt.


Wenn niemand sagen kann, welche Datei „die richtige“ ist.
Auch das ist kein Excel-Fehler – sondern ein fehlendes Prozessdesign.
Gut gebaute Excel-Modelle sind oft erstaunlich stabil:
Mit klar getrennten Datenbereichen, definierten Eingaberegeln, automatisierten Auswertungen und klaren Verantwortlichkeiten. Schlechte Modelle dagegen wären in jedem anderen System genauso problematisch – nur schwerer zu durchschauen.


Vielleicht ist das der eigentliche Grund, warum Excel so häufig kritisiert wird:
Es ist ehrlich.
Es zeigt sofort, wo etwas nicht sauber läuft.
Excel ersetzt keine Prozesse.
Aber es deckt schonungslos auf, wo Prozesse fehlen.
Und genau dort sollte man ansetzen – nicht beim Werkzeug, sondern bei der Art, wie gearbeitet wird.

1 week ago | [YT] | 6

Excel & VBA mit Bernd Held

Ist Excel wirklich das Problem – oder unsere Erwartungen daran?


In letzter Zeit lese ich auffallend häufig, wie Excel schlechtgeredet wird.
Aussagen wie:
– „Excel ist ein Dinosaurier.“
– „Wer mit Excel arbeitet, ist lost.“
– „Excel ist Chaos pur.“
Auffällig ist: Diese Aussagen tauchen fast immer dort auf, wo im nächsten Absatz ein anderes Tool verkauft werden soll.


Das ist legitim – Excel schlechtreden, um ein Produkt besser aussehen zu lassen, dagegen weniger.


Oft werden aus einzelnen Beobachtungen allgemeine Geschichten konstruiert. Dazu kommen Behauptungen, die mit der Praxis wenig zu tun haben.


Ein Beispiel, das mir zuletzt begegnet ist:
👉 „Excel kann nicht mit Dubletten umgehen.“


Das ist faktisch falsch.
Excel kann das seit Jahrzehnten.
In Excel lassen sich:
– Dubletten automatisch kennzeichnen
– Dubletten automatisch entfernen
– und sogar vollständig verhindern

Die ersten beiden Punkte sind bekannt. Beim dritten wird es interessanter – und genau hier zeigt sich, wie viel Excel wirklich kann, wenn man es versteht.
So lässt sich die Eingabe von Dubletten verhindern:
1. Ganze Spalte markieren (z. B. Spalte A)
2. Daten → Datenüberprüfung
3. Zulassen: Benutzerdefiniert
4. Formel:
=ZÄHLENWENN(A:A;A1)=1
5. Optional: verständliche Eingabe- und Fehlermeldungen definieren
6. OK
Ergebnis: Dubletten kommen gar nicht erst ins System.

Excel ist nicht perfekt.

Aber Excel scheitert selten an seinen Möglichkeiten – sondern daran, dass es vorschnell ersetzt wird, bevor es verstanden wurde.
Vielleicht sollten wir weniger über das Alter von Tools sprechen
und mehr über die Qualität ihrer Nutzung.


Excel wird oft kritisiert wie ein Werkzeug aus der Steinzeit –
eingesetzt wird es dann aber meist wie ein Hammer für jede Schraube.

2 weeks ago | [YT] | 7